그룹웨어 종류 : 사용하는 이유 및 전망

그룹웨어는 그룹의 사람들이 공동의 목표에 도달하도록 도와주는 모든 유형의 소프트웨어입니다. 

 

그룹웨어 사용 이유 및 전망

사무실에서 일하는 경우 이메일과 같은 일반적인 도구도 그룹웨어 범주에 해당하기 때문에 매일 그룹웨어를 사용할 것입니다. 그러나 Zoom과 같은 화상 회의 앱에서 Gliffy 와 같은 다이어그램 도구에 이르기까지 이메일뿐만 아니라 다양한 기능을 가진 다양한 도구도 포함합니다.

 

 

 

팀이 그룹웨어를 사용하여 협업하는 방법에 대해 알아보려면 계속 읽으십시오.

 

공동 작업을 위한 그룹웨어 사용

팀이 일상 업무에서 그룹웨어를 사용하는 방법을 설명하기 위해 몇 가지 다른 방식으로 분류할 수 있습니다. 첫 번째 방법은 도구 내 협업이 동기식인지 비동기식인지 식별하는 것입니다. 

동기식 그룹웨어를 사용하면 사용자가 어느 위치에서나 같은 시간에 같은 작업을 할 수 있고 비동기식 도구를 사용하면 팀 구성원이 다른 시간에 다른 위치에서 같은 작업을 할 수 있습니다. 특히 다른 시간대에서 작업하는 구성원이 있는 팀에 중요합니다. 

많은 도구를 동기식 또는 비동기식으로 사용할 수도 있습니다.

그룹웨어를 분류하는 또 다른 방법은 사용되는 작업 기능에 따라 달라지며 여기에는 커뮤니케이션, 회의 및 협업의 세 가지 범주가 있습니다.

 

 

 

 

1 : 의사소통

커뮤니케이션용 그룹웨어에는 메시지 및 이메일, 파일 공유, 웹 게시를 위한 모든 것이 포함됩니다. 이러한 도구는 팀 또는 다른 팀의 사람들이 팀원 및 기타 이해 관계자와 정보를 공유하는 데 도움이 됩니다. 

커뮤니케이션을 위한 그룹웨어의 가장 일반적인 예로는 Outlook과 Office Suite, Gmail과 Google Workspace가 있습니다. 그러나 이 범주에는 Dropbox와 같은 다른 파일 공유 앱도 포함됩니다. 

 

2 : 회의 

회의용 그룹웨어는 사람들이 같은 물리적 공간에 있지 않아도 실시간으로 서로 소통할 수 있도록 합니다. 여기에는 Slack과 같은 채팅 도구, Zoom 및 Webex와 같은 화상 통화 앱 또는 두 가지를 모두 수행하는 Microsoft Teams와 같은 앱이 포함됩니다. 

 

3 : 협동 

협업을 위한 그룹웨어는 워크플로, 정보 및 프로젝트 관리를 지원하여 팀이 프로젝트를 보다 효율적으로 함께 작업할 수 있도록 도와줍니다. 이 하위 범주에는 다양한 기능을 가진 다양한 도구가 포함됩니다. 

 

 

 

예를 들어, 때로는 문서를 의미합니다. 여기에는 Confluence와 같은 정보 기반과 Gliffy와 같이 문서와 함께 다이어그램을 작성하는 데 도움이 되는 도구가 포함됩니다. Jira, Trello, Asana 및 monday.com과 같이 팀이 작업 및 프로젝트를 관리하는 데 도움이 되도록 구축된 앱도 포함되어 있습니다.

 

팀이 그룹웨어 사용하는 이유

팀은 그룹웨어를 사용하여 다음과 같은 여러 면에서 보다 효율적으로 작업할 수 있습니다. 

 

• 사람의 위치에 관계없이 중요한 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 및 협업이 가능합니다. 
• 정보에 대한 접근 용이성과 효과적인 정보 관리를 제공합니다.
• 직장 내 오해와 오류를 최소화합니다. 
• 프로세스 및 워크플로 관리에 도움이 됩니다. 

 

그룹웨어는 원격 팀에 특히 필요하지만 대부분의 대면 팀에서도 이러한 중요한 이점 때문에 그룹웨어를 사용합니다.

 

 

 

 

그룹웨어 전망

그룹웨어가 현대 사무 업무의 점점 더 하이브리드 및 원격 특성으로 인해 많은 조직의 업무 구조에서 훨씬 더 중요해지는 것을 보게 될 것입니다.

 

직원들은 협업을 촉진하는 직장을 중요 하게 생각하지만 어디서나 유연하게 일할 수 있기를 원합니다. COVID-19 전염병이 시작된 이후 로 상시 원격 근무자의 수가 매년  증가하고 있는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

 

이러한 직원 요구 사항의 균형을 맞추기 위해 조직은 팀이 동일한 물리적 공간에 있지 않더라도 협업이 권장되고 활성화되는 문화를 만드는 방법을 찾아야 합니다. 

그룹웨어는 그 동안 계속해서 중요한 부분을 차지할 것입니다. 대부분의 팀은 이미 여러 그룹웨어 도구를 매일 사용하고 있으며 그 필요성은 곧 줄어들지 않을 것입니다.